使用電腦的七個好習慣

Stephen Covey 著有「7 Habits of Highly Effective People」,我也來邯鄲學步,寫一篇「7 Habits of Highly Effective Computer Users」,包括:定時儲存、防毒軟件、網絡安全、密碼管理、檔案組織、備份方案、伸個懶腰。被電腦欺負的人或許可以得到一些反擊的提示。

定時儲存

天有不測之風雲,電腦突然會失魂,當機、停電等等每天都會發生(部分原因是拜 Gates 先生所賜),所以當你編輯文件、繪畫圖畫、編寫網誌(像這一篇)的時候,切記定時儲存檔案,很多 Windows 的程式都使用快速鍵 Ctrl-S 來儲存,按一下不花你一秒鐘,但卻保障了你數個小時的功夫。有些軟件有自動儲存功能(Auto Save),記緊啟動這項功能。

防毒軟件

這包括防病毒、防惡意程式、防間諜程式的軟件,有些軟件套裝包含了這三項功能,有些則要分開三個不同的模組獨立購買,不論如何,這些軟件是每一部電腦不可或缺的防禦工具,安裝了這些軟件後還要設定定時更新資料庫,才能抵禦日新月異的攻擊。我不打算在這裡解釋防毒軟檢的重要性,我的忠告是若你不打算投資在防毒軟件上,索性不要使用電腦。

網絡安全

注意偽冒網站、色情網站、惡意廣告網站,及各種形形色色的傷害你的電腦,侵犯你的個人資料,甚至揭露私隱的網站,他們使用的技術千奇百怪,防不勝防,防毒軟件只能針對安裝在電腦內的軟件,不能替你審查網頁,所以你需要其他方法,最簡單就是戒掉使用 IE 的惡習,因為它是絕大多數惡意網站的頭號攻擊目標,IE 的網絡安全漏洞也特別多,我建議使用 Firefox Chrome,它內置防偽冒網站和防惡意網站的功能,透過安裝外掛配件,還可以阻擋廣告。

密碼管理

我曾經在「怎樣管理密碼?」和「定期更改密碼的迷信」等文章多次討論電腦密碼的問題,但即使再多說幾次也不為過,因為它實在太重要、影響太深遠了,設定安全可靠的密碼固然十分重要,其後如何紀錄及管理同樣重要,例如你如何紀錄數量龐大而複雜的密碼?如何隨時提取這些密碼?如何安全地在多部電腦上分享密碼?萬一這些密碼洩漏了,怎樣可以把損害減到最低?我建議使用一些「密碼夾萬」軟件 (詳情可閱讀「怎樣管理密碼?」),也可以使用一些網上的「密碼夾萬」服務,例如 LastPass

組織檔案

你在哪裡保存文件?是否任由它們散落在桌面上或通通塞入「我的文件」裡?為了維持某程度的秩序,建議你建立文件夾和子文件夾來管理文件,同時給予文件適當的名稱,它只會多花你數秒,將來卻可以節省大量查找文件的時間。

備份策略

千萬不要冒失去文件的危險而不作備份,硬盤隨時會損壞、丟失和被盜,也無人可以保證他們永遠正常運作,災難發生後數據往往無法恢復的,即使可以,也比人們想像的更昂貴和費時。所以必須把你千辛萬苦地建立的文件,或者重要的文件,定期複製到 DVD 光盤、USB 儲存裝置或便攜式硬盤,也可以使用網上的儲存空間作備份,SugarSync DropBox 便提供類似的服務,它們還提供方便易用的檔案同步功能,節省手動複製檔案的麻煩。一個功能齊全的檔案備份或同步程式 (備份與同步是不一樣的概念,備份的軟件未必適用於同步,反之亦然),例如 Cobian Backup (備份軟件) 和 Allway Sync (同步軟件),有助你自動化所有備份操作。對於極端重要不容有失的文件,你甚至要考慮製作多少個備份,是否需要分散放置這些備份,這些備份萬一給人複製的話有甚麼後果等等問題。

定時休息

過長時間盯著電腦,你的眼睛、後頸、肩頭、下背等等肯定會投訴,所以,建議你每十五分鐘提醒自己眨一眨眼睛,望一望遙遠的東西,每一、兩小時做一些柔軟體操鬆弛一下肌肉,長遠來說你的身體會感謝你。

十本勵志好書

你是否覺得工作的壓力越來越大?工作時間越來越長、越來越辛苦?「在工作和生活之間取得平衡」已經變成遠恐龍時代的理想?Baseline 網上雜誌推薦了十本勵志好書, 若果你要在領導能力和商業管理上尋找指引,股神巴菲特、紐約前市長朱利安尼、和 Medtroic 前行政總裁比爾‧喬治都有一些很值得參考的建議,若果你正在尋找日常生活的指引明燈,便不能錯過南非前總統曼德拉、思想家皮爾、和有線電視前高級行政人員 彼得‧巴頓的書,有些書提供你進步的忠告,有些書告訴你怎樣克服人生的困境。

  1. 《The Snowball: Warren Buffett and the Business of Life》作者:Alice Schroeder
    中譯本:《雪球 : 巴菲特傳》
    這本書講述了股神巴菲特的成功、失敗、和個人生活的故事。
  2. 《A Long Walk to Freedom》作者:Nelson Mandela
    這本書講述南非前總統曼德拉從數十年的牢獄生涯到當選總統的歷程。
  3. 《Coach Wooden’s Pyramid of Success: Building Blocks for a Better Life》作者:John Wooden and Jay Carty
    這本書講述這位知名籃球教練在個人和專業上成功的方程式。
  4. 《The Last Lecture》作者:Randy Pausch with Jeffrey Zaslow
    一位大學教授利用他的最後一堂課啟發學生,使他們有一個更完滿的人生。
  5. 《Why Courage Matters: The Way to a Braver Life》作者:John McCain
    美國國會議員麥凱恩曾經是戰爭俘虜,他在這本書透過戰爭和政治的故事指引我們尋找勇氣的方法。
  6. 《7 Habits of Highly Effective People: Powerful Lessons in Personal Change》作者:Stephen Covey
    中譯本:《與成功有約》
    這本暢銷書講述怎樣在個人及專業領域有更優秀的表現。
  7. 《Leadership》作者:Rudy Giuliani
    中譯本:《決策時刻》
    紐約前市長朱利亞尼在這本書理分享他多年的政治和執法經驗,訴說他的領導風格。
  8. 《Not Fade Away: A Short Life Well Lived》作者:Peter Barton and Laurence Shames
    愛冒險的有線電視前高級行政人員彼得‧巴頓在這本書記載了他的成功故事,與及他怎樣為癌症的死亡做準備。
  9. 《True North: Discover Your Authentic Leadership》作者:Bill George with Peter Sims
    這本書使你更清楚令你成功的動力是甚麼。
  10. 《The Power of Positive Thinking》作者:Dr. Norman Vincent Peale
    中譯本:《積極思考的力量》
    這本經典名著指引我們如何消除內心的疑惑。